第一章  总则

　　第一条  为规范中国煤炭学会（以下简称“中煤学会”）公文处理工作，提高公文处理效率和发文质量，制定本规定。

　　第二条  中煤学会公文（含传真，下同），是本会在开展业务活动中所形成的规范体式的文书；是传达贯彻党和国家路线、方针、政策，发布规章、制度、办法、请示、报告和答复问题，指导、布置和商洽工作，沟通情况、传递信息、交流经验的重要工具。

　　第三条  公文处理必须做到及时、准确、安全，严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

　　第四条  会员综合部是中煤学会公文处理的管理部门，负责指导各部室、所属单位和代表机构公文处理工作。

　　第二章  公文种类

　　第五条  中煤学会使用的公文种类主要包括：决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等十种。

　　第六条  传真等只要经过一定的签批手续、套用固定的格式，即视同公文处理。

　　第三章  公文格式

　　第七条  公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人，标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄报单位、抄送单位、制发单位、制发时间及附件等部分组成。

　　（一）涉密公文和紧急公文应当按有关规定标明密级、保密期限以及紧急程度。公文紧急程度包括特急、急件、平件。

　　（二）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称。单位之间联合行文时，主办单位排列在前；与同级或相应的政府机关、人民团体联合行文时，按照政、群的顺序排列。

　　（三）发文字号包括发文单位代字、年份、序号。与其他单位联合行文时，原则上应使用排列在前的单位的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个单位的发文字号。

　　（四）公文标题应当简要、准确地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。

　　（五）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

　　（六）公文正文应力求主题明确、理由充分，简明扼要、层次清晰，用词规范、文字标准。

　　（七）公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前注明附件的顺序和名称。

　　（八）成文日期以领导签发日期为准。联合行文以最后签发单位领导的签发日期为准。

　　（九）公文除会议纪要和传真发出以外，都应当加盖印章。为简化手续和提高效率，联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，所有发文单位都应当加盖印章。

　　（十）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。附注的位置在成文日期和印章之下，主题词之上。

　　（十一）抄报、抄送单位指除主送单位外需要知晓或执行公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。

　　（十二）公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

　　（十三）公文文字一律从左至右横写、横排；公文用纸一般采用国际标准A4型，左侧装订。

　　第四章  行文规则

　　第八条  行文应当确有必要，注重实效。

　　第九条  中煤学会和所属单位的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

　　（一）向政府部门和业务主管部门请示、报告工作，所行公文为上行文，一般用请示、报告、函等文种。

　　（二）向其他不相隶属单位相互联系工作所行公文为平行文，一般用函、意见、通知等文种。

　　（三）对所属单位发布指示、布置工作所行公文为下行文，一般用决定、批复、通知、通报等文种。方针、政策性的重要下行文，应同时抄报业务主管部门。

　　第十条  “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。“报告”中不得夹带请示事项。

　　第十一条  除上级领导直接交办的事项外，不得以中煤学会名义向上级领导个人报送公文。凡上级领导交办事项，在用公文报送办理结果时，应当随文附上领导原批示的复印件。

　　第十二条  受双重领导的单位向上级单位行文，应当写明主送单位和抄报单位。上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级单位。

　　第十三条  行政公文不得对党的组织做出指示、交待任务。如行政公文涉及党纪处分时，只能建议党员所在党组织按规定处理。

　　第十四条 凡单位之间或各部室之间未协商一致的问题，不能擅自办文。各部室不得以部门名义对外正式行文。

　　第五章  收文办理

　　第十五条  收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、分办、批办、承办、催办等程序。

　　第十六条  署名中煤学会收的公文，由会员综合部登记、审核。经审核，对符合规定且需要办理的公文，先由会员综合部提出办文建议，送秘书长审批，有关单位根据批示进行办理。

　　第十七条  各部室和有关所属单位如收到报、送中煤学会的公文，应立即送交会员综合部，不得自行处理。

　　第十八条  审批需要办理的公文时，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；对不需要办理的公文，圈阅表示已阅知。需要办理的公文为办件，按领导排序由后向前传批；不需要办理的公文为阅件，按领导排序由前向后传阅。

　　第十九条  对需几个单位共同办理的事项，在批分公文时应指定主办单位；如未指定，则列在最前面的为主办单位。主办单位应主动与协办单位联系、协商，及时承办，不能互相推诿。如有涉及其他部门职权的事项，主办单位应当主动与有关部门协商。

　　第二十条各部室对承办的公文应抓紧办理，不得延误。对有时限要求的公文，要按时办完；紧急公文，要随到随办。确有困难的，应当及时予以说明。对不宜由本部室办理的公文，应当及时退回会员综合部并说明理由。

　　第二十一条  上级交办的公文，凡明确提出时限要求的，必须在规定时限内办理完毕并予以回复，凡未明确提出时限要求的，一般应在两周内回复；其他部门征求意见或会签的公文，必须在收到文件7个工作日内予以回复，因特殊情况不能按期回复时，应提前与有关部门沟通并商定回复时间及方式。

　　第二十二条  公文由会员综合部负责催办。紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

　　第六章  发文办理

　　第二十三条  发文办理指制发公文的过程，包括草拟、审核、会稿、核稿、签发、用印、分发等程序，依照发文首页纸规定程序执行（发文首页纸样式附后）。

　　第二十四条  发文应贯彻精简的原则。会议材料一般不再行文印发。

　　第二十五条  草拟公文应当做到：

　　（一）符合国家法律、法规和方针、政策及其他有关规定。

　　（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字精炼，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

　　（三）公文种类应当根据行文目的、发文单位的职权及与主送单位的行文关系确定。

　　（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

　　（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

　　（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。

　　（七）应当使用国家法定的计量单位。

　　（八）公文中使用非规范化简称时，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

　　（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

　　（十）学会公文具体格式参见附件。

　　第二十六条  拟制公文时，对涉及其他部门职责的事项，办文部门应当主动征求有关部门的意见。

　　第二十七条  各部室负责人要对行文质量负责，把好部门核稿关。会员综合部负责审核公文可行性、行文格式及规则、文字表述、印发数量；在不变动原意的情况下，可对公文草稿进行增删和文字加工。如有重大修改，应与拟稿人或办文部门协商；对于内容杂乱、主题不清、文理不通、字迹潦草及不符合规定的，应予退回。

　　第二十八条  各部室拟制公文应当做到程序规范、手续完备，原则上应由主要负责人核签。各分支机构拟制公文，需按照发文首页纸规定程序，首先提交至会员综合部履行发文程序，审批通过后再行印发。

　　第二十九条  综合性会议通知一般用中煤学会文件。

　　第三十条  已签发的公文不得随意改动。如确需要改动时，必须重新核稿，并报原签发人审定。公文正式印制前，经办人应认真核对，消灭差错，以免损害中煤学会的形象。公文如需重印，应当按规定办理审批手续。

　　第三十一条  转发文件一般用中煤学会文件。采取将原件直接翻印给有关单位的（绝密级和注明不准翻印的公文除外）。翻印时，应注明翻印单位、日期、份数和印发范围。

　　第三十二条  拟稿人和核稿人根据公文发送范围确定印制份数。公文印制份数经确定后不得随意变更。如办文部门确需增加公文印制份数，须经秘书长同意。

　　第七章  公文归档

　　第三十三条  公文办理完毕后，各办文单位应根据中煤学会有关规定，及时将公文定稿、正本（三份）和有关材料整理，交会员综合部集中管理；个人不得保存应归档的公文。

　　第三十四条  公文归档应当根据其相互联系、特征和保存价值等分类整理，要能正确反映中煤学会的主要工作，并保证归档公文的齐全、完整，以便于保管、查找和利用。

　　第三十五条  联合办理的公文，原件由主办单位整理、归档，其他单位保存复印件或其他形式的公文副本。

　　第三十六条  拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

　　第八章  公文管理

　　第三十七条 公文由会员综合部和分支机构专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

　　第三十八条管理涉密公文按照中国煤炭学会机要文件管理办法执行。

　　第九章  附则

　　第三十九条  本规定自发布之日起实施，原规定同时废止。由中煤学会负责解释。

　　附件

　　中国煤炭学会公文排版格式

　　1.发文编号：方正仿宋简体      字号：三号

　　2.标    题：方正小标宋简体    字号：20

　　3.正文部分：字号：三号

　　正    文：方正仿宋简体     

　　一级标题：黑体

　　二级标题：方正楷体加粗

　　三级标题：方正仿宋加粗

　　四级标题：方正仿宋简体

　　4.数字：新宋体

　　5.字母：新罗马(Times New Roman)

　　6.页码部分：左右页脚分布    例： -1-

　　7.纸张大小：A4

　　8.页边距：上、下：2.54cm，左、右：2.9cm

　　9.发文日期与发文单位：与正文空3行距离，结尾与行末空有4个中文字符的距离。