第一章  总则

第一条为加强中国煤炭学会（以下简称“中煤学会”）档案工作，实现文书归档工作的科学化、标准化、规范化、制度化，根据国家有关规定及内设机构的职责，制定本办法。

第二条本办法所称文件材料指学会内设部室在履行职责中形成的，具有保存价值且办理完毕的各种文件材料（含电子版），包括文字、图表、音像、实物等。

第三条中煤学会会员综合部负责文件归档工作，应归档的文件材料各部室必须及时交到会员综合部实行集中统一管理。

第二章  归档范围及保管期限

第四条归档工作以部室职责范围内形成的文件材料为主。部室间、部室与分支机构及外单位间联合发文的文件材料，由主办部室负责归档。

第五条学会各类会议材料及学会向上级机关的请示、报告及重要领导批示等均应归档。

第六条档案材料的保管期限分为永久、长期（15年－50年）、短期（15年以下）三种。记述和反映学会主要职能活动和基本历史面貌，具有长远利用价值的重要文件材料定为永久。反映学会一般职能活动的，在较长时期内具有查考利用价值的文件材料定为长期。只在较短时期内有查考利用价值，反映学会一般或临时性职能活动的文件材料定为短期。

第三章  归档要求

第七条建立健全日常归档制度，提高对归档工作的认识，各部室明确专人负责此项工作。承办人员应将办理完毕的文件材料在一周内送交会员综合部进行存档。会员综合部集中统一管理归档文件材料，确保应归档文件材料的齐全完整。

第八条各部室起草的正式文件必须归档，且清稿、底稿齐全，正文中涉及转发文、附件、附表的也要求齐全完整；文件草稿一般不需归档，如有领导批示或有重要修改意见的草稿应与正文、底稿、电子文档一并归档。有领导重要批示或有处理结果的文件收文处理单与被处理文件一并归档。

第九条归档文件应符合以下技术要求：

（一）归档文件清稿必须是正式印刷物且符合公文要求。拟稿、审稿、签批应使用墨汁、碳素墨水、黑或兰黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、复写纸、纯兰或红色墨水书写或签字。

（二）文件材料一般应归档保存原件，复印文件不作为档案保管；若确无原件或原件丢失，须在备考表中予以说明。电传文件不宜长期保存，应复印归档，并加以说明。

第四章  附则

     第十条本办法自发布之日起实施，原办法同时废止。由中煤学会负责解释。